Praktik Pengarsipan dan Nilai Strategis dalam Konteks Kehidupan Persekutuan di GKP

PRAKTIK PENGARSIPAN

DAN NILAI STRATEGIS DALAM KONTEKS KEHIDUPAN PERSEKUTUAN DI

GEREJA KRISTEN PASUNDAN

Oleh

Pdt. T. Adama Antonius Sihite., M.Th[1]

(tulisan ini telah dipublikasi dalam buku Kenangan 50 Tahun Pelayanan Pdt. Em. Winata Sairin)

PENDAHULUAN

Pdt. Em. Weinata Sairin, M.Th adalah salah seorang pendeta emeritus Gereja Kristen Pasundan yang memiliki kiprah luas khususnya di dunia ekumenis Indonesia. Beliau pernah menjadi Wakil Sekretaris Umum MPH PGI periode tahun 1989-2000 dan periode tahun 2004-2009, setelah sebelumnya menjadi Wakil Sekretaris Umum BP Sinode Gereja Kristen Pasundan (1978-1990). Penulis mengenal beliau sebagai seorang aktif menulis dan menyunting buku. Beliau telah menghasilkan sejumlah buku di antaranya: Untaian Data dan Fakta GKP (BP Sinode GKP, 1990), Himpunan Peraturan di Bidang Keagamaan (1994), Gerakan Pembaharuan Muhammadiyah (1995), Gereja, Agama-agama dan Pembangunan (1998), Identitas dan Ciri Khas Pendidikan Kristen di Indonesia antara Konseptual dan Operasional (2000), Menghidupi Angin Perubahan: Percikan Permenungan Merefleksikan Kehidupan (2006), Pesan-pesan Kenabian di Pusaran Zaman (2007), Kekristenan dan Kemajemukan dalam Negara Pancasila (2009), Menjadi Gereja yang Menggarami Dunia (2009), Suara-suara Menyeruak Udara: Serpihan-serpihan Pemikiran di Pusaran Kehidupan Kekinian (2009, ditulis bersama Pdt. Yewangoe),  Menggereja  di Tengah Zaman yang Berubah: Himpunan Keputusan Sidang Sinode GKP Tahun 1969-1994 (2013), Mengenal Lembaga-lembaga Keagamaan di Indonesia (2013), Gagas Bernas Padat Para Penjaga Umat: Percik-percik Pemikiran Pendeta GKP yang Telah Berjerih Lelah Berkiprah Mencipta Sejarah Hingga Akhir Hayat. Buku ini berisikan tulisan para pendeta emeritus GKP (2015), dan lain sebagainya.

Dari sejumlah hasil suntingannya, Pdt. Weinata Sairin, yang kerap di panggil akrab Pak Wein, terlihat memberikan perhatian yang besar terhadap pentingnya upaya pengumpulan dan publikasi arsip-arsip terpilih Persekutuan Gereja-gereja di Indonesia dan juga Gereja Kristen Pasundan. Tulisan sederhana ini dibuat penulis adalah untuk menghormati Pak Wein yang telah menginspirasi penulis untuk lebih memberikan perhatian kepada pengorganisasian arsip dokumen penting Gereja Kristen Pasundan dan pada saatnya mempublikasikan arsip-arsip terpilih untuk dapat diketahui oleh generasi selanjutnya.

SEKILAS TENTANG PENGARSIPAN[2]

Dari asal katanya, “arsip” berasal dari kata bahasa Yunani “archea” yang berarti catatan atau dokumen pemerintahan, serta kata bahasa Latin “felum” yang berarti kurang lebih bundel atau kumpulan dokumen. Pengertian arsip sendiri adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat oleh suatu organisasi bahkan perseorangan. Rekaman kegiatan atau peristiwa itu dapat mengambil bentuk tulisan, gambar, dan suara, yang hadir dalam bentuk media kertas, film, kaset, cakram digital (CD/DVD). Jadi, arsip adalah warkat (catatan, rekaman, dokumen dan naskah) yang bernilai guna dan disimpan untuk menjamin kelestarian dan keselamatannya serta ketersediaannya kembali bila dibutuhkan.[3]

Saat ini kita mengenal bahwa keseluruhan bukti kegiatan sebuah kantor atau organisasi sebagai arsip dan kegiatan untuk mengelola dokumen atau naskah disebut pengarsipan. Adapun kegiatan pengarsipan dimaksudkan untuk menyimpan dokumen (terutama dokumen penting) secara rapi dan aman. Pengarsipan yang baik akan mempermudah pengguna untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan, selain tentu saja untuk menjaga kelestarian dari dokumen itu sendiri. Semua hal di atas pada akhirnya akan meningkat efektivitas dan efisiensi dari kantor atau organisasi dengan menggunakan sistim pengarsipan tertentu.

Dari jenisnya, maka ada arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis adalah segala macam arsip yang digunakan langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, pengawasan dan evaluasi sebuah organisasi, serta tidak bersifat permanen. Arsip dinamis terdiri dari arsip vital, aktif dan in-aktif. Arsip dinamis vital adalah arsip yang menjadi persyaratan dasar bagi jalannya operasional organisasi dan disimpan untuk jangka waktu tertentu, dan arsip jenis ini  tidak dapat diperbaharui dan tidak dapat digantikan bila rusak atau hilang karena dapat bersifat permanen (misalnya surat tanda kepemilikan tanah, akta pendirian organisasi). Arsip dinamis vital biasanya adalah arsip yang bernilai tinggi bersama-sama dengan arsip lainnya sebagai dokumen sejarah organisasi. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang penggunaannya berlangsung terus menerus dan dipakai untuk kelangsungan pekerjaan di sebuah organisasi. Misalnya dokumen surat menyurat, keputusan rapat pemegang saham, dokumen kebijakan organisasi, SOP organisasi, absensi karyawan, jadwal pergantian shift pekerja, bukti-bukti keuangan. Arsip in-aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan telah mengalami penurunan dan hanya dipergunakan sewaktu-waktu sebagai referensi pengambilan keputusan organisasi. Misalnya arsip korespondensi lama, dokumen program kerja dan anggaran dari tahun yang sudah berlalu, berkas karyawan yang sudah tidak lagi bekerja dan disimpan sama masa simpan habis.

Arsip statis adalah arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam kegiatan organisasi, memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan memiliki keterangan untuk dipermanenkan. Misalnya dokumen lama daftar inventaris kantor, dokumen lamaran pekerjaan calon karyawan dan lain sebagainya (termasuk lampirannya seperti fotokopi KTP, Kartu Keluarga dan lain-lain).  Sedangkan arsip terjaga adalah arsip yang isi dan keberadaannya harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Contohnya adalah arsip-arsip negara, termasuk arsip negara yang bersifat rahasia.[4]

Arsip juga dapat dikenali dari di mana arsip itu disimpan. Ada arsip yang bersifat umum dan dipusatkan penyimpanannya pada satu lokasi khusus, misalnya di kantor pusat satu organisasi. Ada juga arsip yang disimpan di setiap bagian dari organisasi. Ada yang disebut sebagai arsip primer berupa dokumen-dokumen asli bukan salinan, dan arsip sekunder yang berupa salinan, fotokopi, mikrofilm, dokumen berbentuk digital. Dari segi waktu, maka ada arsip yang bersifat abadi seperti catatan sejarah yang disimpan untuk jangka waktu lama (bahkan selamanya) dan arsip yang bersifat sementara waktu saja (berlaku pada saat dipergunakan saja).

Sementara itu, dari nilai gunanya maka arsip berfungsi sebagai bahan memberikan keterangan tentang satu hal atau peristiwa (berguna memberikan informasi), bahan pembuktian sesuatu terutama yang terkait dengan masalah hukum (berguna untuk kepentingan hukum), bahan menggambarkan suatu keadaan dan peristiwa di masa lalu (aspek historis), sebagai landasan kebijakan organisasi (berupa informasi haluan organisasi), sebagai bahan untuk kelanjutan proses organisasi (aspek organisatoris), bahan untuk penyelesaian persoalan dalam organisasi (aspek administrasi) dan tentu saja memiliki aspek finansial, yaitu arsip-arsip keuangan suatu organisasi.

Tujuan kegiatan pengarsipan jelas bukan sekedar untuk menyimpannya dengan aman dan rapi saja. Salah satu tujuan utama lainnya adalah memudahkan pengguna arsip menemukan kembali arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Hal ini jelas akan menghindari pemborosan waktu dalam pencarian arsip. Selain itu, pengarsipan yang rapi akan dapat menghemat tempat penyimpanan (faktor ruang), bahaya pencurian dan kebakaran dan juga kerahasiaan isi arsip, serta menjaga kelestarian arsip sehingga dapat dipergunakan bilamana diperlukan di masa yang akan datang.

Untuk dapat melaksanakan kegiatan pengarsipan yang baik, tentu dibutuhkan sistem yang baik pula. Ada beberapa sistem pengarsipan (filling system) yang dapat dipergunakan, yaitu dengan menggunakan sistem abjad, sistem tanggal, sistem penomoran, sistem wilayah dan sistem yang menggunakan subjek atau pokok permasalahan sebagai dasar pengarsipan. Tentu saja, apa pun sistem yang dipergunakan nantinya, haruslah disesuaikan dengan maksud dan tujuan dari organisasi dan dengan maksud serta tujuan kegiatan pengarsipan itu sendiri sebagaimana yang diperlukan oleh suatu organisasi.

NILAI STRATEGIS ARSIP DI GEREJA

Nilai strategis pertama dari adanya kegiatan pengarsipan yang baik di dalam Gereja jelas adalah bagian dari adanya penataan pelayanan yang baik melalui memberikan kemudahan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan (dengan sistem arsip yang baik dan jelas maka akses ke dokumen atau arsip yang dibutuhkan menjadi mudah). Hal ini berguna untuk jalannya operasional Gereja, pengambilan keputusan dan kebijakan. Pengarsipan yang baik juga mencerminkan adanya pengorganisasian Gereja yang baik pula.

Selain itu, sebagai entitas yang diharapkan berlangsung untuk jangka waktu yang lama, Gereja jelas harus memberikan perhatian yang lebih pada upaya-upaya pengarsipan di dalam dirinya. Adanya sistem pengarsipan yang baik akan membuat Gereja tetap memiliki keterhubungan dengan masa lalu (sejarahnya) dan kesatuan masa kini dengan masa depannya. Pengurus di dalam Gereja tentu akan datang silih berganti dan tidak ada yang permanen, demikian juga dinamika kehidupan Gereja yang pasti ada pasang dan ada surutnya. Hal-hal inilah yang membuat arsip di dalam Gereja menjadi penting dan memiliki nilai strategis. Bahkan, nilai strategis itu bertambah lengkap dengan adanya pencatatan perkembangan pemikiran-pemikiran teologis Gereja dari zaman ke zaman yang akan memberikan gambaran bagi generasi masa depan tentang bagaimana Gereja berespons terhadap perkembangan zaman yang ada di sekitarnya, termasuk tentang bagaimana Gereja mengambil bagian di dalam perubahan sosial yang ada. Melalui keberadaan arsip Gereja, maka kita dapat mengetahui hal-hal apa saja yang terjadi dalam perjalanan panjang Gereja dan yang mempengaruhi kehidupan dan keberadaan Gereja.

Gereja Kristen Pasundan harapannya juga dapat melihat nilai penting dan strategis arsip seperti penjelasan di atas. Penting bagi Gereja Kristen Pasundan, utamanya, memiliki catatan yang mengurutkan perkembangan sejarah dirinya, pemikiran-pemikiran teologisnya yang tampak salah satunya dalam berbagai keputusan Sidang Sinode, pesan-pesan pastoral, hasil-hasil konvent pendeta, berbagai dokumen teologis lainnya, selain pengarsipan dokumen-dokumen lain yang dianggap penting dan perlu (sertifikat tanah dan bangunan dan surat-surat gerejawi lainnya) dan pengarsipan dokumen umum yang selama ini sudah berjalan (seperti pengarsipan surat keluar dan surat masuk). Semuanya ini kiranya tidak hanya dilakukan di tingkat Sinodal, tetapi juga kiranya dilakukan di tingkat Jemaat yang melihat pentingnya upaya pengarsipan sebagai pendukung pelayanan kepada setiap anggota jemaat. Oleh karena itu, ada harapan ke depan untuk dapat melakukan kegiatan pengarsipan yang lebih profesional dan sesuai dengan kebutuhan perkembangan Gereja Kristen Pasundan sendiri.

PRAKSIS PENGARSIPAN DI GEREJA KRISTEN PASUNDAN

Apa saja yang harus diarsipkan? Pertanyaan ini adalah pertanyaan mendasar untuk melakukan pengarsipan. Pada umumnya dokumen yang diarsipkan adalah surat-surat masuk dan keluar, serta dokumen keuangan yang adalah bagian dari kegiatan operasional di dalam Gereja. Selain itu, berdasarkan pengalaman, dokumen lain yang diarsipkan di dalam operasional pelayanan jemaat lokal adalah salinan dari Akta Baptis, Akta Peneguhan Sidi, Surat Pemberkatan Nikah, notulen rapat-rapat Majelis Jemaat dan rapat lainnya, dokumen memori pelayanan Majelis Jemaat, foto-foto kegiatan Jemaat, proposal-proposal kegiatan di Jemaat, laporan-laporan kegiatan panitia, dan surat-surat bukti kepemilikan seperti kendaraan bermotor yang menjadi kendaraan operasional, serta data anggota jemaat yang berbentuk Buku Registrasi Anggota Jemaat, warta jemaat dan informasi mengenai pelaksanaan Kebaktian Minggu di Jemaat (Buku Agenda Kebaktian Minggu).

Di tingkat Sinodal, dalam hal ini aktivitas pengarsipan di Kantor Sinode GKP, maka dokumen yang diarsipkan di antaranya adalah arsip surat menyurat (surat keluar dan surat masuk), surat-surat keputusan Majelis Sinode GKP, keputusan-keputusan Sidang Sinode, keputusan-keputusan Rapat Kerja Sinode, bukti-bukti keuangan (bukti penerimaan, bukti pengeluaran dan bukti transfer), salinan akta-akta penahbisan pendeta, surat-surat berharga (bukti kepemilikan tanah, bangunan dan kendaraan yang disimpan khusus di kotak penyimpanan di bank), dokumen-dokumen perjanjian dengan mitra GKP, proposal (term of reference) kegiatan, notulen rapat Majelis Sinode, produk teologi yang dihasilkan di tingkat Sinodal (modul pembinaan, bahan pelayanan kategorial, bahan pembacaan Alkitab), dokumen-dokumen Rencana Kerja dan Rencana Anggara, dokumen hasil monitoring dan evaluasi program, dan berbagai dokumen lain yang berkaitan dengan sejarah.

Sementara itu, di tingkat klasis, kegiatan pengarsipan bisa jadi jauh lebih sederhana. Biasanya yang diarsipkan adanya aktivitas surat menyurat, bukti-bukti keuangan, hasil-hasil dan keputusan Rapat Kerja Klasis, dan jadwal-jadwal pelayanan di tingkat Klasis. Sayangnya, di tingkat klasis, sering kali kesinambungan kegiatan pengarsipan yang baik terputus oleh karena pergantian pengurus Badan Pengurus Klasis dan ketiadaan kantor kesekretariatan yang tetap sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip.

Berangkat dari apa yang sudah dilakukan oleh GKP selama ini, baik itu di tingkat Sinodal maupun Jemaat dan klasis, dalam rangka kegiatan pengarsipan, berikut ini ada beberapa pemikiran pengembangan yang dapat dipergunakan dan dikembangkan untuk melakukan kegiatan pengarsipan yang lebih baik lagi.

Pengarsipan Tingkat Jemaat

Dengan memperhatikan penjelasan tentang apa yang dimaksud dengan arsip di atas, maka dapatlah disimpulkan bahwa secara umum arsip di tingkat Jemaat bersifat dinamis baik itu yang bersifat vital, aktif dan in-aktif, serta bersifat statis. Arsip di jemaat dapat dikenali antara lain sebagai berikut:

Arsip Dinamis Aktif	Arsip Dinamis In-Aktif	Arsip Vital	Arsip Statis
1.     Arsip korespondensi (surat menyurat) 2.     Kumpulan keputusan Majelis Jemaat pada periode berjalan 3.     Notulen rapat Majelis Jemaat 4.     Bukti-bukti keuangan 5.     Buku Register anggota jemaat 6.     Database Anggota Jemaat 7.     Daftar nama anak sekolah minggu 8.     Daftar nama guru sekolah minggu 9.     Daftar nama anggota persekutuan remaja 10.  Daftar nama anggota persekutuan pemuda 11.  Daftar nama anggota persekutuan lansia 12.  Daftar nama penerima diakonia 13.  Kumpulan aturan lokal jemaat (SOP) 14.  Jadwal-jadwal pelayanan 15.  Daftar inventaris	1.     Kumpulan surat keluar dan masuk yang sudah lewat masanya 2.     Kumpulan Warta Jemaat 3.     Kumpulan keputusan Majelis Jemaat dari periode-periode sebelumnya 4.     Salinan akta baptis 5.     Salinan surat peneguhan sidi 6.     Salinan surat pemberkatan nikah 7.     Salinan / Fotokopi Kartu Keluarga dan KTP anggota jemaat sebagai lampiran dalam buku registrasi anggota jemaat. 8.     Kumpulan proposal kegiatan yang sudah berjalan 9.     Kumpulan laporan kegiatan yang sudah berjalan 10.  Memori Pelayanan Majelis Jemaat periode sebelumnya 11.  Kumpulan tata-tata kebaktian di lokal jemaat	1.     Surat bukti kepemilikan kendaraan 2.     Salinan surat bukti kepemilikan tanah dan bangunan (surat bukti asli di kumpulkan dan disimpan Kantor Sinode) 3.     Surat-surat pernyataan pindah agama menjadi Kristen 4.     IMB gedung gereja, rumah pastori	1.     Foto-foto lama 2.     Benda-benda kuno yang diarsipkan (buku registrasi zaman dulu, Alkitab kuno)

Sistem pengarsipan yang dapat dilakukan secara sederhana adalah dengan melakukan sistem penomoran dari seluruh arsip yang ada dengan terlebih dahulu melakukan klasifikasi dari jenis dokumen yang hendak diarsipkan. Untuk surat menyurat dan bukti-bukti keuangan, klasifikasi dapat dilakukan dengan memperurutkan dokumen berdasarkan tanggal, bulan dan tahun. Perlu untuk menetapkan masa aktif dari dokumen dimanis, terutama surat menyurat, misalnya kurun waktu periode pelayanan Majelis Jemaat. Bila Majelis Jemaat berganti, maka dokumen yang awalnya diarsipkan sebagai dokumen dinamis, sekarang menjadi dokumen in-aktif. Majelis Jemaat baru harus menggunakan penomoran baru yang menunjukkan masa pelayanannya untuk membedakan dengan dokumen yang telah diarsipkan sebagai dokumen in-aktif yang berasal dari periode Majelis Jemaat sebelumnya (hal yang sama juga diberlakukan untuk arsip warta jemaat yang diurutkan berdasarkan nomor edisi yang terkait dengan jumlah hari minggu dalam setahun).

Dokumen-dokumen berupa kumpulan keputusan, notulen rapat Majelis Jemaat dan memori pelayanan Majelis Jemaat dapat diarsipkan berdasarkan waktu keputusan dan notulen tersebut dibuat.  Sedangkan kumpulan proposal kegiatan dan laporannya dapat diklasifikasikan berdasarkan kegiatannya, misalnya proposal dan laporan kegiatan Perayaan Natal berdasarkan urutan tahun pelaksanaan.

Kumpulan tata-tata kebaktian, setelah tata kebaktian tersebut dipergunakan dapat langsung diarsipkan sebagai arsip dinamis in-aktif dan dapat dikelola dengan mengklasifikasikan berdasarkan jenis tata kebaktiannya, seperti kumpulan tata kebaktian Natal, Paskah, Pentakosta, Hari Perjamuan Kudus se-Dunia, tata kebaktian syukur HUT Jemaat, tata kebaktian pemakaman dan penghiburan dan lain sebagainya, atau dapat arsipkan dengan memperurutkannya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun peristiwa.

Selain adanya buku register anggota jemaat yang berisikan informasi setiap anggota jemaat yang biasanya berisikan informasi nomor register, tanggal lahir, tanggal baptis, tanggal peneguhan sidi, tanggal pemberkatan nikah, alamat, dan nomor telepon, adalah memang sebuah bentuk arsip dari keanggotaan di Jemaat, diperlukan juga adanya database informasi lain yang melengkapinya. Database yang menyerupai folder-folder yang berisikan salinan- dari akta dan surat-surat penting gerejawi yang dimiliki oleh anggota jemaat salinan (fotokopi atau hasil pemindaan / scanning yang dicetak dari dokumen). Database ini menjadi arsip jemaat yang bersifat in-aktif yang dapat dipergunakan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip berbentuk database ini akan memudahkan Majelis Jemaat untuk dapat memberikan salinan apabila surat atau dokumen yang dimaksud rusak atau hilang. Satu folder berisikan arsip dokumen dari satu keluarga atau satu Kepala Keluarga yang ragam isinya dapat ditentukan oleh Majelis Jemaat sesuai dengan kebutuhan. Strukturnya arsip berbentuk database salinan surat-surat atau dokumen penting tiap keluarga di Jemaat adalah sebagai berikut:

Di tingkat Jemaat, pastilah juga ada arsip yang bersifat vital dan statis. Pengarsipan dari dokumen atau naskah jenis ini adalah dimulai dengan membuat pola dasar/template formulir pendataan yang menginventarisasi dokumen atau naskah dimaksud. Formulir daftar arsip vital dan statis ini berisikan: nomor arsip, tanggal dokumen diarsipkan, nama dokumen yang diarsipkan, jenis dokumen yang diarsipkan (misalnya kepemilikan aset atau sejarah) dan tempat penyimpanan arsip. Khusus untuk arsip yang bersifat vital, maka penyimpanan harus dilakukan dalam tempat khusus untuk dapat melestarikannya, seperti di dalam kotak penyimpanan khusus (safe deposit box) atau di dalam lemari kabinet khusus yang terkunci untuk menjaga keamanannya.

Pengarsipan Tingkat Sinode

Jenis dokumen atau naskah yang harus diarsipkan di tingkat Sinode jelas memiliki perbedaan dengan arsip yang ada di tingkat Jemaat. Ada kekhususan tersendiri dan juga cakupan arsip yang lebih luas. Gambaran dari apa saja yang harus diarsipkan di tingkat Sinode adalah:

Arsip Dinamis Aktif	Arsip Dinamis In-Aktif	Arsip Vital	Arsip Statis
1.     Arsip korespondensi (surat menyurat) 2.     Dokumen program kerja dan rencana anggaran periode berjalan 3.     Kumpulan keputusan Majelis Sinode pada periode berjalan 4.     Notulen rapat Majelis Sinode 5.     Bukti-bukti keuangan 6.     Daftar nama pendeta aktif 7.     Daftar nama pendeta emeritus 8.     Daftar nama vikaris 9.     Daftar nama mahasiswa teologi dan lulusan teologi 10.  Kumpulan aturan lokal Kantor Sinode (SOP) 11.  Jadwal-jadwal pelayanan sinodal 12.  Daftar inventaris Kantor Sinode 13.  Surat-surat Perjanjian (MoU)	1.     Kumpulan surat keluar dan masuk yang sudah lewat masanya 2.     Dokumen program kerja, rencana anggaran dan evaluasi program periode yang sudah berlalu 3.     Kumpulan kesepakatan tiga pihak pemanggilan pendeta 4.     Kumpulan Warta Sinode 5.     Kumpulan keputusan Majelis Sinode dari periode-periode sebelumnya 6.     Salinan akta penahbisan. 7.     Kumpulan proposal kegiatan yang sudah berjalan 8.     Kumpulan laporan kegiatan yang sudah berjalan 9.     Kumpulan Surat Penggembalaan Sinode kepada pendeta dan anggota jemaat GKP 10.  Memori Pelayanan Majelis Sinode periode sebelumnya 11.  Produk teologi: bahan pembinaan warga kategorial (anak, remaja, pemuda dll), daftar pembacaan Alkitab,	1.     Dokumen akta pendirian organisasi 2.     Surat bukti kepemilikan kendaraan 3.     Surat bukti kepemilikan tanah dan bangunan, termasuk yang ada di Jemaat-jemaat 4.     Hasil-hasil tes psikologi bagi calon pendeta yang bersifat rahasia	1.     Dokumen-dokumen lama yang dianggap penting: tata-tata gereja yang pernah ada, 2.     Foto-foto lama 3.     Benda-benda kuno yang diarsipkan (buku registrasi zaman dulu, Alkitab kuno)

Cakupan luas pengarsipan di tingkat Sinode adalah meliputi dokumen korespondensi dan keuangan ke dan dari seluruh Jemaat yang ada, dokumen korespondensi dan keuangan ke dan dari klasis-klasis, korespondensi ke dan dari mitra dalam dan luar negeri, naskah-naskah perjanjian kerja sama, dokumen penting yang menyangkut sumber daya manusia dan ketenagakerjaan, produk teologi dan lain sebagainya. Bukan hanya cakupan, tetapi jelas volume arsip yang dihasilkan akan lebih besar dan banyak dibandingkan dengan di Jemaat.

Meskipun demikian, perlakukan yang sama seperti yang telah disampaikan dalam pengarsipan di Jemaat, juga dilakukan di tingkat Sinode. Pengarsipan dengan sistem memperurutkan waktu dokumen dibuat atau diterima, diberlakukan untuk dokumen-dokumen korespondensi (surat keluar dan surat masuk) dan melengkapinya dengan keterangan subyek surat masuk dan keluar. Klasifikasi lain yang dapat dilakukan untuk arsip korespondensi yaitu dengan mengklasifikasinya berdasarkan siapa yang menghasilkan dokumen yang diarsipkan (misalnya arsip korespondensi ke dan dari PGI, PGIW, Dewan Gereja Dunia dan lainnya).

Dokumen keputusan-keputusan Sidang Sinode dan Rapat Kerja Sinodal, warta sinode, surat-surat penggembalaan, dan dokumen kesepakatan tiga pihak dapat diurutkan dengan urutan waktu dokumen dibuat. Sementara data sumber daya manusia GKP dihadirkan sebagai arsip dalam bentuk daftar nama yang dilengkapi informasi dinamika perjalanan pelayanan dari yang bersangkutan (mulai dari mahasiswa teologi sampai ke masa emeritasinya). Daftar ini harus dilengkapi dengan salinan dokumen pendukung seperti salinan ijazah pendidikan formal dan non formal (sertifikat atau diploma pendidikan non gelar), salinan akta penahbisan, dan salinan dokumen gerejawi dari sang pendeta dan keluarganya. Dokumen rencana kerja dan rencana anggaran, laporan pelaksanaan program dan penggunaan anggaran, laporan monitoring dan evaluasi program, serta Memori Pelayanan Majelis Sinode diurutkan secara kronologis.

Sistem pengarsipan di tingkat Sinode dapat tergambar dalam gambar berikut:

Pengarsipan arsip dinamis in-aktif berupa produk teologi GKP, seperti tulisan-tulisan teologi yang dibukukan dari para pendeta GKP, bahan-bahan pembinaan warga kategorial yang dipublikasikan (bahan pembinaan anak, remaja, pemuda, perempuan, pria dan lansia), daftar pembacaan Alkitab di Kebaktian Minggu dan Kebaktian Rumah Tangga, dan daftar pembacaan Alkitab Pekan Keluarga yang dibukukan, diarsipkan dalam bentuk koleksi perpustakaan Kantor Sinode yang otomatis tercatat dalam daftar koleksi di aplikasi perpustakaan yang sudah ada.

Untuk dokumen arsip yang bersifat vital, maka selain menyiapkan formulir pola dasar/template untuk mencatat dokumen apa saja yang diarsipkan, maka arsip vital harus disimpan di tempat khusus seperti safe deposit box yang ada pada bank. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga keamanan arsip dan sebagai upaya dari pelestarian arsip itu sendiri. Sementara itu, untuk arsip yang bersifat statis (mengandung nilai sejarah) perlu dipertimbangkan untuk membuat sebuah museum kecil dengan lemari-lemari pajang.

PENGGUNAAN IT DALAM PENGARSIPAN

Perkembangan IT memberikan kemudahan untuk melakukan pengelolaan arsip. Perkembangan IT yang dimaksudkan di sini adalah penggunaan perangkat lunak/sofware khusus untuk melakukan pencatatan dari sebagai bentuk dokumen yang diarsipkan. Hal ini akan sangat memudahkan untuk melakukan pencarian dokumen yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Perangkat lunak berbasis pengelolaan database adalah pilihannya (baik yang berbayar maupun yang berjenis freeware atau gratis), bahkan dapat membuatnya sendiri dengan menggunakan aplikasi MS Access yang biasanya sudah disertakan dalam keluarga Microsoft bersama dengan aplikasi pengolah kata (MS Word), MS Excel dan lainnya.

Meskipun penyimpanan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara konvensional, seperti dalam folder-folder di lemari kabinet, perlu juga untuk  menyimpan salinan arsip-arsip dokumen  (surat menyurat, akta-akta, dokumen kepemilikan kendaraan, kepemilikan tanah dan bangunan, dokumen statis lainnya) dalam bentuk hasil pemindaan/scanning berbentuk berkas pdf (tidak disarankan dalam bentuk gambar atau berkas jpg dan sejenisnya). Perlu juga untuk melakukan pemindaan/scanning dari foto-foto lama yang belum berbentuk digital. Pemindaan foto-foto lama adalah upaya pelestarian foto dimaksud dalam bentuk digital. Berkas digital yang dihasilkan (pdf dari dokumen yang berbentuk kertas dan jpg dari foto-foto lama) baiknya dapat disimpan dalam cloud atau layanan penyimpanan di internet seperti yang dapat dilakukan di layanan cloud dari google (google drive), dropbox, megasync, dan lain sebagainya. Yang perlu diperhatikan adalah besar kapasitas penyimpanan yang ditawarkan layanan cloud dimaksud, kemudahan mengaksesnya dan keamanan dari layanan.[5] Selain tentu saja seluruh dokumen arsip digital tersebut dalam disimpan dalam hard drive baik di dalam komputer atau notebook, dan dalam external hard drive dengan penataan folder-folder di dalamnya yang jelas strukturnya.

Untuk ini, maka perlu disediakan perangkat keras dan perangkat lunak yang tepat. Adanya lemari-lemari penyimpanan yang aman, komputer yang berkualifikasi tepat untuk upaya pengarsipan yaitu antara lain dengan dilengkapi ruang hard drive yang besar, alat pemindaan/scanner, perangkat lunak atau aplikasi yang tepat sesuai kebutuhan dan legal (berbayar atau yang gratis/freeware) dan tentu saja sumber daya manusia atau petugas yang dikhususkan untuk melaksanakan tugas pengarsipan. Semua ini tentu saja membutuhkan pendanaan yang tidak kecil. Hanya saja, dengan melihat nilai strategis masa sekarang dan masa yang akan datang, maka dana yang akan dikeluarkan adalah investasi Gereja Kristen Pasundan yang tidak akan sia-sia.

PENUTUP

Gereja Kristen Pasundan perlu untuk melihat nilai strategis dari upaya pengarsipan, terutama untuk menjaga keterhubungannya dengan masa lalu, dan keterkaitan masa sekarang dengan masa depannya. Pengarsipan juga adalah upaya memberikan pelayanan yang terbaik kepada warga jemaatnya dan juga untuk menyelenggarakan penataan layanan yang baik. Hal ini adalah agar memudahkan pencarian informasi yang dibutuhkan di dalam dokumen yang diarsipkan sewaktu-waktu, tetapi juga dalam upaya melestarikan dokumen-dokumen penting dan terpilih. Pengarsipan yang baik dapat bermanfaat bagi generasi selanjutnya untuk dapat melihat dan belajar dari perjalanan sejarah GKP, terutama melalui arsip dokumen penting dan terpilih berupa produk teologi Gereja Kristen Pasundan seperti hasil-hasil keputusan Sidang Sinode, hasil-hasil Rapat-rapat Kerja Sinodal, bahan-bahan pembinaan kepada anggota jemaatnya, pemikiran-pemikiran teologis yang tertuang dalam tulisan-tulisan dari para pendetanya dan para fungsionarisnya, hasil-hasil konvent pendeta yang menjadi pokok pengajaran Gereja Kristen Pasundan, surat-surat penggembalaan yang merefleksikan sikap dan pandangan teologis Gereja Kristen Pasundan terhadap sesuatu masalah sosial yang berkembang di masyarakat dan lain sebagainya.

Pengarsipan yang baik sekaligus merefleksikan adanya penata layanan organisasi Gereja Kristen Pasundan yang baik, tertib, teratur, sistematis, berkelanjutan dan berguna. Hal ini juga dapat dilihat dari fakta bahwa seluruh warga jemaat GKP, terutama mereka yang bertanggungjawab dan berurusan langsung dengan proses pengarsipan, sebagai pengurus yang baik dari kasih karunia Allah (lihat 1 Petrus 4:10).

---

[1] Wasekum Majelis Sinode GKP Periode 2017-2022

[2] Disarikan dari beberapa tulisan berbentuk pdf dari beberapa situs akademis: http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20278452-S419-Suharti.pdf, http://eprints.uny.ac.id/28392/1/SKRIPSI%20NUR%20AINI%20ASTUTI-NIM.%20094022441039%20.pdf, https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/download/23237/21265, http://repositori.uin-alauddin.ac.id/2759/1/Syahruramadhan.PDF dan http://www.anri.go.id/assets/download/jurnal_anri_vol8_12_2013.pdf. Diakses 25 September jam 23.00 WIB

[3] Drs. Y. Suraja, M.Si. M.M berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis Organisasi dalam http://yohannes-suraja.blogspot.com/2012/08/pengelolaan-arsip-dinamis-dan-statis.html, diakses 26 September 2016, jam 10.15 WIB.

[4] Drs. Y. Suraja, M.Si. M.M berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis Organisasi dalam http://yohannes-suraja.blogspot.com/2012/08/pengelolaan-arsip-dinamis-dan-statis.html, diakses 26 September 2016, jam 10.15.

[5] Berdasarkan pengalaman penulis yang menggunakan layanan cloud, biasanya layanan menawarkan kapasitas penyimpanan sebesar 5-15 Giga Bytes. Saat ini penulis menggunakan layanan Megasync yang memberikan tawaran pelayanan gratis terbesar yaitu sebesar 50 Giga Bytes. Kapasitas layanan sebesar 50 Giga Bytes dapat menyimpan lebih dari 22.000 foto dengan kualitas gambar 4 mega pixel, atau setara dengan sekitar 400.000 halaman dokumen MS Word, atau setara dengan sekitar 122.500 halaman dokumen berbentuk pdf.